Lorsque l’on est à la tête d’une entreprise, il est important de savoir combien de temps on doit conserver ses relevés bancaires. En effet, ces documents peuvent être nécessaires pour justifier ses dépenses et ses revenus et éventuellement prouver sa bonne foi en cas de litige. Il est donc primordial d’avoir une bonne gestion des documents administratifs si l’on souhaite préserver son patrimoine.
Dans cet article, nous allons voir quels documents comptables faut-il garder et surtout pendant combien de temps. Nous verrons également comment organiser le rangement de ces documents afin qu’ils soient facilement retrouvables.
Quel type de document faut-il conserver ?
Si vous dirigez une entreprise, voici la liste des documents que vous serez amené à conserver :
- Relevés bancaires : vous devrez conserver vos relevés bancaires pendant au moins sept ans car ils constituent un témoignage de votre activité financière.
- Talons de chèque : ils font office de reçu et doivent être conservés pendant 7 ans minimum.
- Factures EDF, Gaz et Eau : elle attestent des consommations effectuées par l’entreprise et doivent être conservées au moins 5 ans.
- Quittances de loyer : elles doivent être conservées pendant 6 ans au minimum.
- Bail : le bail de location ou d’achat devra être conservé pendant 10 ans.
Cette liste n’est pas exhaustive et il est possible que vous deviez conserver d’autres documents. N’hésitez pas à vous rapprocher d’un expert-comptable afin d’en avoir le coeur net.
Comment conserver ces documents ?
Les documents administratifs doivent être stockés avec soin afin de ne pas être abimés. Vous pouvez opter pour un système de classement papier avec des boites, des chemises et des classeurs. Personnalisez vos documents à l’aide de signets et de couleurs différentes pour en faciliter la consultation ultérieure.
Vous pouvez également choisir la solution numérique et scanner vos documents afin de les archiver sur votre ordinateur, sur le cloud ou encore sur un disque dur externe. Cette option est intéressante car elle vous permet de récupérer instantanément un document grâce aux recherches par mot-clés et elle offre plus de sécurité contre les incendies ou les inondations.
Que faire des anciens documents ?
Il est conseillé de ne pas jeter les anciens documents, car ils seront peut-être nécessaires en cas de contrôle fiscal. Les documents plus anciens peuvent être triés et stockés dans des boites pour gagner de la place. Vous pouvez même les envoyer à un prestataire spécialiste qui s’occupera de les détruire en respectant la législation en vigueur.
Récapitulatif et conclusion
Il est impératif de bien gérer les documents qui concernent votre entreprise. Certaines pièces justificatives doivent être conservées plusieurs années et il est important de connaître ce délai de conservation afin de ne pas prendre le risque de devoir payer des amendes si vous êtes contrôlé par l’administration fiscale. Vous pouvez choisir de stocker vos documents physiquement ou numériquement, mais veillez à celui-ci soient organisés et accessibles rapidement. Enfin, n’oubliez pas que les anciens documents doivent être conservés ou détruits de manière responsable.