Dans une époque où les lois dans le secteur social et fiscal sont en constante évolution, le coffre-fort électronique offre la possibilité d’assurer la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Les sociétés peuvent par conséquent se protéger des dangers de détournement ou de disparition de leur patrimoine informationnel.
Utilité
Un coffre-fort électronique est un service numérique offrant la possibilité de garder sur le long terme, de façon sûre et confidentielle, les documents importants d’une société. Un tel espace permet de concevoir un système d’archivage à finalité probatoire. Dans ce dernier, les fichiers sont gardés en lieu sécurisé. Ainsi, les documents pourront être dévoilés
s’il y a contestation ou contrôle d’une administration. Parallèlement, la confidentialité des renseignements et des échanges est conservée. En gardant une copie électronique sécurisée des documents papier, ces derniers bénéficient d’une protection optimale par rapport aux dangers de vols, pertes et dégradations.
Quel est le principe de fonctionnement d’un coffre-fort numérique ?
Un tel coffre-fort est un élément de la solution de gestion électronique des documents. La conservation se fait en deux phases : le scellement numérique et l’archivage.
Quand les fichiers sont transférés, un scellement numérique a lieu afin d’en assurer l’intégrité. Voici ce qui survient alors :
- Tout d’abord, une signature électronique permettant l’authentification de l’auteur du dépôt ;
- Puis, un horodatage matérialisant la certification de la date du dépôt ;
- Dernière étape : un calcul d’empreinte numérique offre la possibilité de garantir la non-modification du fichier au fil du temps.
L’archivage de la totalité des fichiers s’effectue par la suite dans le coffre-fort ou des vérifications périodiques sont effectuées. Ces dernières peuvent être de différentes sortes. Les voici : intégrité, traçabilité ainsi que gestion des actions.
Par la suite, afin d’avoir accès aux informations entreposées, vous n’aurez qu’à procéder à une connexion depuis n’importe quel PC ou support mobile (tablette ou smartphone). Il suffit d’indiquer l’identifiant et le mot de passe personnel ainsi que le code de sécurité réceptionné par message (si vous avez choisi une solution de sécurité additionnelle).
Quels sont les outils de coffre-fort numérique ?
Voici les quatre critères majeurs afin de choisir le coffre-fort numérique.
Tout d’abord, il y a la fiabilité du logiciel. Procéder au stockage des données nécessite un haut seuil de sécurisation, selon l’importance des documents. Il serait plus judicieux de faire le choix d’un logiciel offrant des services respectant les conditions de la société ou de l’individu désireux de mettre ses dossiers en lieu sûr.
Puis, afin de choisir le bon coffre-fort numérique, vous devrez vous attarder sur l’archivage des fichiers. Si vous utilisez ce type de logiciels, c’est afin de profiter d’un lieu de stockage presque illimité et d’une solution qui optimisera la recherche des renseignements stockés. La capacité de stockage est un aspect essentiel sur lequel vous pencher. Idem par rapport au classement des fichiers. Il est nécessaire que ce dernier soit clair, concis, pertinent et ordonné.
Un autre critère de choix est la réputation de la solution choisie. En effet, vu qu’il s’agit d’un coffre-fort, il est essentiel de savoir quelle est l’expérience de l’option retenue. C’est tout de même à eux que vous allez confier vos fichiers sensibles. Ainsi, veillez à trouver des réponses aux interrogations suivantes : Où se situent les renseignements hébergés ? Y a-t-il une assurance de la réversibilité de ces renseignements ? Le principal conseil que nous pouvons vous donner à ce sujet est de vérifier que le prestataire proposant un tel archivage possède une licence.
Enfin, attardez-vous sur le prix de la solution choisie. Les attentes d’un particulier ne sont pas identiques à celles d’une grande société. Le choix du logiciel va donc dépendre des besoins et exigences de l’utilisateur. Plus le logiciel est efficace, plus il sera cher. Certains modèles peuvent même être développés sur mesure, ce qui impacte grandement sur le tarif.
La mode du moment : le coffre-fort numérique bulletin de paie
La survenue du bulletin de paie électronique a permis l’apparition de solutions informatiques dont la finalité était l’optimisation de leur distribution et de leur archivage. Il s’agit des coffres-forts numériques bulletins de paie. Compatibles avec le logiciel de paie et le SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines), le coffre-fort numérique bulletin de paie effectue la récupération, chaque mois, des bulletins de paie de la totalité des employés.
Ce dernier procède à un archivage dans un lieu sûr. Ensuite, une distribution automatique a lieu pour la totalité des salariés par voie électronique.
Afin de respecter la loi française à ce sujet, ces solutions informatiques sont munis d’une plateforme RH où chaque employé peut visualiser ses fiches de paie durant cinquante ans.
Logiciels réputés de coffre-fort numérique gratuits et open source
Plusieurs solutions de sauvegarde des données sont utilisables gratuitement et en open source (accès libre). Les voici : Seedbox, Linshare et Enpass.
- Les options de coffre-fort web professionnels les plus réputées pour les entrepreneurs sont les suivantes : Wooxo, HomeBubble et Digiposte.
- Si vous êtes une très petite entreprise, nous vous recommandons d’utiliser une des trois solutions suivantes : MySafe, MyNox et KeeWeb.
- Pour le cas d’une petite ou moyenne entreprise, voici les options recommandées : Arcsys, Securibox et Eurécia.
En 2022, l’utilisation d’un coffre-fort numérique devrait être obligatoire pour le stockage des fichiers vitaux d’une entreprise. Ainsi, vous pourrez dormir sur vos deux oreilles et ne pas craindre des pertes de données, des pannes de matériels, du hacking et diverses insécurités. La numérisation des fichiers et leur mise en sécurité est une obligation !
Les bénéfices du coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique possède une multitude d’avantages. Les voici.
Pas de limitation de stockage
Un tel outil est une solution totalement modulable et n’ayant aucune restriction de stockage. Il est possible de modifier aisément la capacité de stockage en fonction de vos attentes. Il s’agit d’un des points forts majeurs au niveau pratique.
Respect des obligations légales
Cette option est seulement facultative dans les sociétés. Néanmoins, si ces dernières souhaitent respecter la loi par rapport à la protection des données personnelles (RGPD) et celle du Travail de 2016, il faut utiliser un coffre-fort électronique.
Confidentialité et sécurité
Les fichiers que vous mettrez dans un coffre-fort web seront protégés et strictement confidentiels, sans aucun danger de perte. Même chose par rapport au hacking. En outre, vos fichiers seront seulement accessibles par vous grâce à une clé numérique .
Optimisation de la gestion des ressources humaines
Cette solution optimise grandement les performances des ressources humaines. En effet, avec un coffre-fort électronique, il n’y a pas besoin de donner les fiches de paie mensuelles dans chaque service. Tout s’effectuera par solution électronique. En outre, si un employé doit mettre la main sur l’un de ses bulletins de salaire, il pourra alors avoir accès rapidement à son espace personnel à tout instant pour le consulter.
Amélioration de l’image de l’entreprise
L’usage d’un coffre-fort numérique permet de profiter d’un avantage conséquent. Grâce à l’optimisation de l’accès aux fichiers à la totalité des employés, vous améliorez votre image de marque et votre société paraît beaucoup plus moderne aux yeux de tous.
Économie
Selon la taille de votre société, vous pourrez effectuer des économies plus ou moins conséquentes avec le choix du coffre-fort numérique. Effectivement, vous économiserez entre dix et trente centimes par fichier non imprimé, en moyenne, mensuellement. Cela représente une réelle économie sur une année, sans oublier le gain de temps notable.
Écologie
Les options dématérialisées ont de vraies conséquences sur les différents processus métiers et sur l’existence de la société dans sa globalité. Faire le choix d’une alternative au papier c’est prouver que l’on souhaite intégrer les valeurs environnementales dans les priorités de sa société.
Dans chaque entreprise, les coûts par rapport au papier pour le stockage et la conservation des archives et des fichiers de tout genre sont conséquents. En vous servant d’un coffre-fort numérique, la société pourra aisément diminuer ses effets sur l’environnement (son empreinte écologique si vous préférez) et donc son image.
Si vous avez comme objectif de cibler le « zéro papier » dans votre entreprise, l’usage d’un tel coffre-fort est l’option que nous vous recommandons d’utiliser. En effet, cette solution va vous offrir la possibilité de gérer parfaitement les fichiers circulant entre l’entreprise et les collaborateurs en interne, et entre les collaborateurs externes et la clientèle.
Les meilleurs outils de coffre-fort numérique
Il existe une multitude de solutions de coffre-fort numérique. Voici les meilleurs.
LastPass
Grâce à cette solution, vous pourrez disposer de la totalité de vos identifiants dans un même endroit mais pas seulement. En effet, il vous sera possible d’effectuer la sauvegarde des notes sécurisées et de vos données bancaires.
En outre, ce logiciel permet de concevoir des sections pour parfaitement hiérarchiser vos données. Vous pourrez aussi profiter d’un stockage totalement sûr. LastPass offre également la possibilité d’engendrer des rapports pour évaluer le niveau de sécurité des mots de passe utilisés et se servir des méthodes adéquates afin de protéger les accès aux données de la société.
LockPass
Cet outil permet la centralisation des mots de passe. Il offre le chiffrement, la gestion et le partage de la totalité des login et mots de passe. Il se démarque par un grand niveau de sécurité et une gestion aisée des droits d’accès. Chaque individu peut concevoir un code PIN unique et utiliser son propre espace personnel. En outre, l’outil est idéal afin de stocker et partager des fichiers.
DocuWare
Voici une option idéale pour la dématérialisation des fichiers. La solution est munie de la certification NF 203. Avec elle, vous pourrez assurer l’intégrité des fichiers numériques et leur sécurité. Vous pourrez vous servir de l’indexation intelligente afin de les classer. Grâce à un outil de recherche, les retrouver sera vraiment aisé. Pour mettre en lieu sûr vos fichiers, il est difficile de trouver mieux que DocuWare !
Un dernier mot
Désormais, vous savez comment fonctionne le coffre fort numérique en 2022. Sur le web, vous pourrez trouver le coffre-fort électronique qui vous convient. Vous pourrez y stocker, archiver et distribuer vos fichiers, documents et autres bulletins de paie. Trouvez le coffre-fort numérique payant qui vous convient ! N’hésitez pas à vous servir de comparatifs pour trouver la solution qui vous convient.
