La boîte mail utilisée dans les activités professionnelles est vite amenée à se remplir de tonnes de messages. Trier et répondre à chacun de vos courriels devient vite lassant et chronophage, et peut même influencer négativement sur votre productivité. Fort heureusement, il existe différentes manières pour organiser votre boîte mail professionnelle. Voici quelques conseils et astuces pratiques qui pourraient grandement vous aider.
Pourquoi optimiser la gestion de ses emails ?
Un professionnel qui n’organise pas sa boîte mail passerait près de 3 heures par semaines à trier, à lire et à répondre à ses mails. Imaginez par-là le temps que vous dépensez dessus au lieu de vous focaliser sur votre productivité. Avoir un grand nombre de mails non-lus serait également une source de stress chez une personne. Toutes ces raisons poussent à dire qu’une bonne organisation de votre boîte mail est indispensable.
Un gain de temps considérable
Organiser votre boîte mail permet de gagner du temps considérable. En effet, vous passez moins de temps à lire un par un vos mails non lus, à trier ceux qui sont importants de ceux qui ne le sont pas ainsi qu’à répondre à chacun d’entre eux. Vous n’avez pas non plus besoin de vérifier votre boîte de réception à chaque quart d’heure, ce qui vous permet de vous focaliser davantage sur des tâches essentielles.
Une vision globale de vos nouveaux mails via les catégories
Une boîte bien organisée vous donne un aperçu rapide des nouveaux mails urgents, importants et ceux qui peuvent attendre. Cela passe une classification par catégories. Ainsi, dès que vous ouvrirez votre boîte de réception, vous n’aurez plus à ouvrir chacun de vos mails pour voir leur degré d’importance.
Un geste écologique
Il s’agit d’une raison peu évidente, mais d’après les études, un email consommerait autant d’énergie qu’une ampoule allumée durant une heure. La raison vient des serveurs qui stockent les emails et qui nécessitent de l’énergie pour fonctionner. Les mails munis de pièces jointes auraient tendance à augmenter la consommation, de même que les envois groupés vers plusieurs destinataires. En réduisant les envois de mails, vous contribuez à œuvrer pour l’écologie.
Comment organiser sa boîte mail professionnelle ?
Il existe mille et une manières d’organiser simplement, mais efficacement votre boîte mail professionnelle. Voici quelques conseils avisés qui devraient vous aider à améliorer votre situation.
Traitement immédiat des mails nécessitant peu de travail pour un objectif « 0 message »
Voici une première règle à respecter. Lorsque vous recevez un mail qui nécessite peu de temps pour y répondre, il est conseillé de vous y mettre le plus tôt possible afin de ne pas oublier de le faire. Il risquerait alors de devenir encombrant dans votre boîte de réception. Ainsi, en y répondant immédiatement, vous pouvez le supprimer ou l’envoyer dans les archives afin d’aérer votre boîte et vous contribuerez à l’objectif « 0 message ».
Création de dossiers et de répertoires
Il s’agit d’une astuce particulièrement importante pour l’organisation de votre boîte mail en catégories. En classant vos mails dans des répertoires et des dossiers, vous avez un aperçu direct de ceux qui sont urgents, importants et ceux qui peuvent attendre. Par exemple, vous pouvez classer vos mails nécessitant une réponse immédiate dans « A traiter en urgence ». Ceux qui peuvent attendre, mais à faire en cours de journée peuvent être classés dans « Aujourd’hui », et ainsi de suite.
Désabonnement au maximum de newsletters
Les newsletters sont un excellent moyen pour rester informé sur des actualités ou des nouveautés sur des marques et des entreprises diverses. Cependant, à force de vous inscrire à ces newsletters, ces derniers peuvent vite devenir envahissants, surtout pour votre boîte de réception. Si vous n’avez pas le temps de les consulter fréquemment, vous risquez de vous retrouver avec une bonne dizaine de nouveaux mails de leur genre dans votre boîte. Ainsi, triez un maximum de newsletters et désabonnez-vous pour ne plus en recevoir. Vous allègerez votre boîte et vous ne verrez plus une tonne de nouveaux mails à outrance.
Limitation des envois groupés
L’envoi des mails groupés peut se montrer très pratique dans la mesure où il est possible d’envoyer une même information ou donnée à plusieurs collègues en même temps. En contrepartie, lorsque chacun de vos collègues du groupe de discussion enverra un mail, votre boîte de réception risque de vite s’encombrer. Et souvent, les échanges peuvent vite devenir des discussions instantanées parlant de tout et de rien, donc sans importance pour le travail.
Le risque est que vous pouvez louper un mail important dans votre boîte tellement les nouveaux mails issus de votre discussion de groupe fusent. Cela ne veut pas dire que vous ne devez absolument pas créer des envois groupés, mais limiter et bien choisir les collègues à qui le faire.
Mise en place de réponses automatiques
Les réponses automatiques sont pratiques dans la mesure où vous pouvez les programmer lorsque vous ne pourrez pas répondre à vos mails pendant un certain temps. Par exemple, lorsque vous allez en vacances, lorsqu’une personne vous enverra un mail, elle obtiendra automatiquement une réponse indiquant que vous n’êtes pas disponible à lui répondre. C’est un peu comme la messagerie d’un téléphone. Ainsi, vous aurez l’esprit tranquille durant votre congé et vous ne serez pas submergé pas des relances de la part de cette personne.
Mise en place d’une petite « routine mails »
Il n’est pas nécessaire de passer tout votre temps à vérifier votre boîte mail professionnelle pour voir les nouveaux mails. En revanche, vous ne devez pas non plus négliger vos mails en ne les consultant que rarement. Le meilleur compromis, c’est de trouver une certaine plage horaire exclusivement dédiée à cette tâche. Ainsi, vous aurez le temps de vider régulièrement les mails inutiles et de répondre à chaque mail devant être répondu.
L’important, c’est de bien nettoyer votre boîte de réception et d’y mettre de l’ordre avant de vous lancer dans cette routine, afin de vous y retrouver facilement durant le laps de temps que vous vous donnerez pour traiter exclusivement vos mails.
Les meilleurs moments de la journée pour consulter vos mails, c’est le matin, lorsque vous arrivez au bureau, et à midi avant de prendre votre pause. En effet, en début de matinée, vous pouvez lire tous les nouveaux mails reçus en après-midi et en soirée. Vous êtes encore assez frais pour faire le tri sur ceux qui sont urgents, importants et ceux qui peuvent attendre. Avant midi, vous pouvez trouver les nouveaux mails urgents à traiter durant la journée auxquels vous vous attèlerez avant de prendre votre pause.
Par contre, il est déconseillé de consulter vos mails en fin d‘après-midi lorsque vous allez quitter le travail. Vous risquez, soit de vous tracasser sur les mails importants toute la soirée, soit de les traiter à la va-vite avant de rentrer sans y mettre votre concentration. Les vendredis, vérifiez votre mail environ 2 heures avant de quitter le travail afin de pouvoir traiter sereinement ceux qui sont urgents et qui ne pourraient pas attendre lundi.
Soin particulier à la rédaction des mails
Parfois, ce qui rend les boîtes de réception pleines de nouveaux mails, ce sont les questions engendrées par des incompréhensions ou des incertitudes concernant des mails que vous envoyez. Un mail qui n’est pas bien formulé peut entraîner une nouvelle question et ainsi de suite de la part d’un collègue.
Afin de minimiser les questions causées par votre mail, soigner ce dernier est primordial. En effet, votre message doit être le plus complet possible et parfaitement clair pour éviter toute ambigüité. Ainsi, vous passerez le message en une fois, ce qui évitera des mails superflus.
Pour obtenir un mail complet, clair et compréhensible, ne vous empressez pas de saisir votre mail. Dressez des listes à puce sur les indications et les directives que vous souhaitez envoyer au destinataire. Ce dernier sera plus enclin à lire un long mail aéré d’une liste à puce plutôt qu’un bloc de contenu de plusieurs lignes.
Utilisez également des mots simples et formulez des phrases courtes. Votre interlocuteur risque de se perdre le fil d’idée dans de longues phrases. Si vous devez écrire un long mail sans utiliser des listes à puce, transmettez une idée par paragraphe. Cela facilitera la compréhension de votre contenu assez étoffé.
Un dernier conseil pour soigner vos mails, c’est de relire ce que vous avez écrit avant de l’envoyer. Vérifiez les éventuelles fautes d’orthographe, la grammaire, les ponctuations et surtout veillez à ce que vous n’ayez omis aucune information ou donnée importante.
Utilisation de mots-clés dans vos objets
La meilleure manière de retrouver facilement vos mails consiste à soigner leurs objets. Généralement, ces derniers s’affichent en premier dans votre boîte de réception, ce qui vous permet d’identifier rapidement les contenus de chaque mail dans les catégories créées. Ainsi, avec les bons objets, vous retrouverez avec aisance les mails que vous aurez besoin.
Pour cela, utiliser des mots-clés est une astuce particulièrement efficace. Par exemple, si votre mail parle de la stratégie marketing du troisième trimestre 2022, indiquez « Stratégie marketing troisième trimestre 2022 » dans les objets.
Invitez également vos collègues à en faire de même afin d’harmoniser vos échanges de mail. Cela permettra à chacun de retrouver rapidement et facilement les mails importants envoyés et reçus.