Ça y est, les vacances sont finies, retour à la réalité et au traintrain quotidien du travail. Le premier réflexe qui vous vient est d’ouvrir votre boîte mail et voir la tonne de nouveaux messages reçus durant votre absence. Il n’y a rien de plus déprimant que de devoir les lire un par un et d’y répondre. Pas très enthousiasmant, n’est-ce pas ? Pour vous aider à venir à bout de tous vos mails, voici quelques conseils et astuces que vous pouvez adopter.
Les étapes pour vider sa boite mail après les vacances
Le constat est là : vous avez une centaine de nouveaux mails qui se sont accumulés durant vos vacances. Pas de panique, voici quelques conseils avisés qui vont vous permettre de prendre les choses en main sereinement et efficacement.
Supprimer les mails inutiles
Parmi la pile de mails non-lus qui encombrent votre boîte de réception, il y a sans doute des messages sans trop grande importance envoyés par des collègues, des publicités, des spams et des newsletters auxquelles vous vous êtes abonné. Faites un tri rapide de ces mails et supprimez-les.
Répondez uniquement aux mails qui nécessitent une réponse, et zappez le reste. Vous êtes beaucoup trop encombré pour perdre votre temps à lire des contenus superflus. Avec de la chance, vous aurez vidé une bonne partie de votre boîte mail et vous réduirez grandement votre temps de lecture.
Répondre aux destinataires importants en priorité
Après une certaine période d’absence, vos mails ont tendance à s’empiler. Une fois que vous vous êtes débarrassé des mails « inutiles », vous avez gardé ceux qui sont importants. Classez-les par ordre de priorité et traitez les plus importants en premier. Le reste peut attendre.
Par exemple, si votre supérieur vous a envoyé un ou plusieurs mails, jetez un coup d’œil dessus d’abord. Les mails importants des collègues peuvent être traités ultérieurement. Offrez également une priorité aux messages des clients et fournisseurs importants. Si les mails prioritaires sont encore très nombreux, dressez une liste de ceux qui sont urgents, c’est-à-dire ceux qu’il faut répondre sans plus attendre.
Malgré tous vos efforts, si vous omettez de répondre à quelques contacts par mégarde, dites-vous qu’ils enverront des mails de relance si ce qu’ils ont à dire est très important.
Commencer le tri des mails récents aux mails anciens
Durant votre tri, vous pourriez être tenté de lire les mails anciens d’abord et de traiter par ordre chronologique. C’est assez rationnel, mais pas forcément judicieux. En effet, si vous agissez de la sorte, imaginez que votre supérieur vous ait demandé de gérer un dossier dès votre retour de vacances dans un premier mail. Vous lisez d’abord ce mail et vous vous empressez de vous atteler à cette tâche. Vous lisez ensuite un prochain mail plus récent provenant de ce même supérieur vous avertissant qu’il a délégué la tâche à un autre employé, puisque le dossier était urgent. Vous voilà dans le pétrin !
C’est pour cette raison qu’il faut lire les mails des plus récents vers les plus anciens, de peur que les mêmes personnes n’aient envoyé des mises à jour sur leurs anciens mails. Cela vous évitera de perdre votre temps sur des tâches à ne plus réaliser.
À votre retour : n’attendez pas pour faire le tri !
Lorsque vous revenez de vacances, l’esprit semble encore être resté au soleil, se prélassant sur le sable blanc au bord de la mer. Vous faites le maximum possible pour retarder le retour à la normale et devoir consulter les mails représente la première étape de ce retour à la réalité. C’est tout à fait logique que vous souhaitiez reporter sans arrêt à plus tard cette tâche.
Cependant, plus vous tarderez à vous y atteler, plus les mails s’accumuleront et plus vos interlocuteurs s’impatienteront. Immédiatement après les vacances, prenez votre courage à deux mains et lancez-vous-y. Pour cela, faites le vide autour de vous et consacrez une demi-journée, voire une journée entière à traiter et à vider votre boîte mail. C’est peut-être difficile, mais vous y arriverez. Votre objectif est de gérer et vider complètement votre boîte de réception avant la fin de la journée.
Les conseils pour ne pas recevoir de mail pendant les vacances
Par contre, si vous prévoyez encore d’aller en vacances très prochainement et que vous ne souhaitez pas vous retrouver dans une pile de mails à votre retour, il existe deux astuces très pratiques que vous pouvez entreprendre et qui vous seront d’une grande aide. En les appliquant, vous serez sûr de voir votre boîte de réception moins encombrée.
Rédiger un message d’absence
Le message d’absence est une méthode particulièrement efficace pour éviter de vous retrouver submergé par des mails durant vos vacances. Et lorsque vous le rédigez, ne le faites pas n’importe comment. Un exemple de message d’absence à ne surtout pas écrire est celui du genre « Je suis actuellement absent. Je répondrai à vos mails après les vacances ».
En effet, ce genre de message stipule qu’à votre retour, vous répondrez systématiquement à chacune des personnes ayant envoyé un mail. Or, ce ne sera probablement pas le cas, puisque vous devrez les trier et les prioriser.
Pour ne pas faire de fausses promesses, écrivez un message qui, au contraire, ne vous engagera pas à répondre aux messages. Pour être plus clair, voici un exemple de mail : « je serai absent du 20 au 31 août. Je n’aurai pas accès à mon courriel durant cette période, et je consulterai ma boîte mail uniquement après les vacances.
Cependant, en raison du grand nombre de messages que je pourrais recevoir, il est possible que je mette du temps pour répondre à tous mes mails. Si jamais vous n’obtenez pas de réponse de ma part, je vous prie de m’envoyer une relance. »
Voilà un exemple de message d’absence clair, concis et qui vous dégage des éventuels « oublis » dans le traitement de votre boîte mail.
Déléguer à un collègue
Une deuxième astuce tout aussi efficace consiste à déléguer vos mails à un collègue. Cela vous permettra de réduire le nombre de mails que vous aurez à trier et à gérer à votre retour, tout en permettant à vos interlocuteurs d’obtenir des réponses adéquates durant votre absence sans devoir attendre votre retour de vacances.
La plupart du temps, un de vos collègues est assigné à exécuter vos tâches en votre absence. Durant la passation, transférez-lui vos courriels ou uniquement ceux qui pourraient être importants. Pour cela, vous pouvez tout simplement indiquer dans votre message d’absence que ceux qui souhaitent obtenir des réponses à leurs mails peuvent les envoyer à l’adresse de votre collègue censé vous remplacer.
Si nous reprenons l’exemple de message d’en haut, vous n’aurez qu’à ajouter en-dessous : « Vous pouvez également envoyer vos messages à mon collègue XXXX XXXX à l’adresse ……@…. qui se chargera de traiter vos requêtes sans devoir attendre mon retour de vacances. »
Ainsi, vos interlocuteurs se sentiront rassurés du fait que c’est vous qui leur proposez cette alternative, donc, ils sont sûrs d’obtenir des réponses satisfaisantes malgré votre absence.
Sinon, vous pouvez également paramétrer vote boîte de réception et transférer automatiquement vos mails à l’adresse de la personne à laquelle vous déléguez le traitement vos mails durant votre absence. Enfin, s’il s’agit de votre boîte mail strictement professionnelle, vous pouvez en modifier le mot de passe et laisser directement votre déléguer gérer la boîte en votre absence.